1、打開Outlook2007,點擊左側導航窗格中的“日歷”選項,即可進入Outlook2007的日歷界面。
2、在右側的主界面中,根據自己的需要,點擊相應的標簽,即可選擇將日期按照天、周或月來顯示,以便於輕松添加任務。
3、 首先,將日歷項轉換的“天”視圖。假設在2010年11月7日下午的15點15分,將召開本部門的周工作會議,那么,只需要將時間軸拖動到15點的位置。 此時仔細觀察會發現,每個整點的時間軸都被用虛線分成了兩部分,上面的部分表示前半個小時,后面的部分表示后半個小時。會議定在15點15分,那就選中上 半部分,然后右擊鼠標,選擇“新會議要求”。
4、在彈出的窗口中,便可以進行會議的各種屬性的編輯了。
5、接下來我們進行各種設置: 在“主題”一欄,輸入本次會議的主題,如:Weekly Meeting;
在“地點”一欄,輸入召開會議的地點,如:Shanyuanjie;
如果只是針對公司內部,可以簡單的填寫會議室的名稱,而如果不只是在公司內部范圍內舉行,則建議填寫詳細的地址;
在“開始時間”一欄,填寫會議開始的時間,如:2010年11月7日(星期日),15:15。點擊右邊的箭頭,可以在下拉列表中選擇相應的時間,但下拉列表僅提供整點和半點的時刻,如果是其他時刻,可以手動進行輸入;
在 “結束時間”一欄,填寫本次會議預期的結束時間,如:2010年11月7日(星期日)15:30。當然會議有時候可能會被延長,或者提前結束,這里只是填 寫一個預期結果,以便於我們安排會議之后的事情。 而如果本次會議室全天都要進行,則直接選中“全天時間”前的復選框,此時只能進行日期的設置,則不再進行具體時刻的設置;
接下來,只需要輸入會議的大致內容,一個新的會議提醒便建好了。
6、下面進行會議提醒的設置。 在工具欄中,會看到很多關於會議提醒的選項,只需要點擊相應的按鈕,即可進行非常快捷的操作。
7、在“顯示為”一欄中,可以選擇本次會議時本人的一些狀態。 在“提醒”一欄中,設定Outlook進行提醒的時間。 點擊“重復周期”,可以設定會議的循環周期,可以是按天、按周、按月或按年進行循環。
8、點擊工具欄中的“保存並關閉”按鈕即可完成。