O365(世紀互聯)SharePoint 之文檔庫使用小記


前言

  當O365越來越流行的時候,大家往往更多使用的是傳統的Office功能,有太少訂閱用戶能觸及到O365的一個非常棒的功能,叫做SharePoint online。

  下面,我們就以圖文並茂的方式,詳細的介紹一下SharePoint online中非常有用的一個應用程序 – 文檔庫。

  1、登陸進入O365的首頁,我們可以看到Office Online的諸多應用,我們主要介紹的是網站應用(SharePoint Online),點擊如下圖紅框的網站,進入網站模塊;

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  2、SharePoint Online 會提供我們一個協作站點,用來更高效的進行內部的協作、分享,我們可以直接點擊圖標,進入Team Site;

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  3、我們簡單看一下這個站點的首頁,各個功能區域如下圖標識,這些不是本文重點,但是會在以后一一為大家介紹,可以先簡單了解一下;

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  4、我們點擊右上角的設置按鈕(小齒輪圖標),找到網站內容,添加我們本文介紹的文檔庫應用程序;

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  5、網站內容包括SharePoint Online站點里面的所有站點內容,包括各種文檔庫、列表庫、圖片庫等用於保存站點內容的應用程序;單擊紅框里面的添加應用程序,添加我們本文介紹的“文檔庫”;

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  6、我們可以選擇“值得注意”或者下面的文檔庫,兩者是一樣的,如下圖:

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  7、點擊文檔庫的圖標,即可添加文檔庫;可以直接填寫名稱,點擊創建;如果需要選擇模板,點高級選項進入更多屬性選擇的頁面;

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  8、我們可以看到更多屬性的頁面,每個屬性都有見名知義的描述;我們可以選擇是否開啟文檔版本歷史記錄,或者選擇文檔模板;

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  9、文檔模板主要包括以下幾種類型,當然,選擇完畢以后,未來可以在文檔庫的設置中進行編輯和修改;

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  10、下面就是我們創建好的文檔庫,我們可以在這個界面上對文檔進行增刪改查,權限控制等操作;

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  11、新建文檔,我們可以看到Ribbon菜單和頁面上分別有新建按鈕,他們有什么區別呢?Ribbon上的新建按鈕,是根據模板創建;頁面上的新建按鈕,可以創建各種類型的文檔,而且是在線進行創建(即不需要本地安裝Office);

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  12、我們用Excel Online簡單嘗試一下,是不是很酷?我們創建的時候直接保存到文檔庫了,而且還可以在web頁面中編輯Office文檔;

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  13、我們可以看到Ribbon上有對於文件和庫操作的選項卡,分別對文件進行操作和此文檔庫進行設置;

對於文件的基本操作有新建、上傳、編輯、簽入簽出、刪除等,可以修改文檔的屬性,或者共享文檔庫的文檔;

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  14、對於文檔庫的操作主要有視圖的增刪改查、共享、庫設置等基本操作;

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  15、對於文檔庫視圖,有如下幾種類型,非常方便我們快速的創建需要的展示視圖;同時,對於默認視圖非常方便的可以修改顯示字段、排序、篩選或者分組匯總等操作,有興趣的可以自己嘗試;

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  16、對於文檔庫,我們可以非常方便的設置文檔庫的一些屬性,包括列表名稱和說明、版本控制、高級設置(內容類型、文檔模板、是否提供文件夾、是否索引等)、另存模板、文檔庫權限等;

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  17、同時,非常方便在頁面的內容區域,插入文檔庫的應用程序進行展示,如下圖:

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總結

  以上,是基於O365中SharePoint Online的文檔庫的基本功能介紹,希望帶給使用O365的人以幫助,不要忽略O365中的SharePoint Online,對於SPO,我只想說,用起來,不會讓你后悔的。

  同樣,不僅僅是文檔庫,SharePoint Online還提供了圖片庫、列表庫等經過定制的應用程序,大家可以多多嘗試。


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