1. 編寫目的
在完成了針對《學生信息管理系統》軟件市場的前期調查，同時與多位軟件使用者進行了全面深入地探討和分析的基礎上，提出了這份概要設計說明書。
此概要設計說明書對《學生信息管理系統》軟件做了全面細致的用戶需求分析，明確所要開發的軟件應具有的功能、性能與界面，使系統分析人員及軟件開發人員能清楚地了解用戶的需求，並在此基礎上進一步完成后續設計與開發工作。本說明書的預期讀者為學校管理員、需求分析人員、測試人員、項目管理定義 。
2. 范圍
2.1 系統主要目標
在科技快速發展的今天，原始的記錄方式不但浪費時間，效率也比較低，已經無法適應龐大的數據管理和學校的需要。該軟件所要實現的目標就是通過強大的計算機技術給宿舍管理人員和學生帶來便利，通過網絡可以在系統上查詢學生宿舍狀況，同時管理人員還可以對學生的信息進行修改。除此之外，目標還包括:
* 減少人力與管理費用；
* 提高信息准確度；
* 改進宿舍管理；
* 建立高效的信息傳輸和服務平台，提高信息處理速度和利用率；
* 系統設計優良，界面設計精美、友好、快捷，人性化設計，后台管理功能強大、效率高；
* 更簡便、信息化程度更高的宿舍管理流程。
2.2 主要軟件需求
1.對功能的規定
A：主界面登錄：是本系統的主界面，在該界面中，用戶可以選擇所要進行的操作如：數據錄入，數據查詢，數據統計等操作。
B：系統后台：主要是數據庫的邏輯關系的建立，和重要信息的存儲管理，通過主界面對后台數據信息進行管理，比如：信息的錄入、修改、刪除等操作。 本系統有以下功能模塊：學生信息管理模塊、學生信息查詢模塊、登錄模塊。
2.功能描述
學生信息管理模塊：各種數據添加、修改、刪除、查詢、統計、維護等。學生信息用戶查詢模塊：數據查詢等。登錄模塊：用戶的登錄和權限的規定。
3. 軟件系統結構設計
3.1復審數據流、控制流
見《需求分析報告》
3.2運行模塊組合
具體軟件的運行模塊組合為程序多窗口的運行環境，各個模塊在軟件運行過程中能較好的交換信息，處理數據，例如：學生信息查詢子模塊。
學生信息查詢子模塊運行時，通過用戶界面與sql2000學生信息數據庫鏈接，搜索與用戶輸入的學生信息管理子模塊。
信息更新（添加、刪除、修改）子模塊運行時，學生信息管理員通過管理界面接口與數據鏈接，進行對學生信息的更新，和相關數據的操作。
4.數據庫結構設計
5. 用戶界面設計規則
5.1．用戶管理部分
1）處理用戶注冊；
2）處理用戶登錄；
3）用戶可以查詢學生信息；
4）用戶可以提交與查詢報修信息；
5）用戶可以插入與刪除用戶自己的離返校信息；
6）用戶可以修改用戶自己密碼。
5.2．管理員管理部分
1）處理管理員登錄；
2）管理員可以查詢學生信息；
3）管理員可以插入、修改與查詢報修信息；
4）管理員可以插入與查詢學生夜歸信息；
5）管理員可以查詢在校與離校學生信息；
6）管理員可以修改管理員密碼。
- 出錯處理設計
6.1 出錯信息
出錯輸出信息：
在用戶使用錯誤的數據或訪問沒有權限的數據后，系統給出提示：”對不起，你非法使用數據，沒有權限！“而且用戶的密碼管理可以允許用戶修改自己的密碼，不允許用戶的匿名登錄。用戶輸入的信息是非中文字符，系統提示：您所輸入的信息是非中文字符。
用戶輸入的信息是中文字符，但與本系統已收錄的學生信息不匹配，系統提示：您所輸入的信息不存在，請仔細核對您輸入的信息是否在本系統收錄的學生信息范圍之內，重新輸入，學生管理員輸入的不符合數據的類型，系統提示：輸入格式錯誤請重新輸入。
6.2補救措施
出錯處理對策：
由於數據在數據庫中已經有備份，故在系統出錯后可以依靠數據庫的恢復功能，並且依靠日志文件使系統再啟動，就算系統崩潰用戶數據也不會丟失或遭到破環，但有可能占用更多的數據存儲空間，權衡措施由用戶來決定。
系統軟件出錯很容易在出錯日志里看到，我們對可能發生的錯誤會有一個錯誤編號以及相應的處理方式，以手冊的方式提供。用戶可以根據系統的提示信息進行相應的排錯處理，建立系統運行日志，用於記錄系統在運行過程中出現的可以預知的或無法判斷的系統錯誤信息。
硬件的出錯處理信息需要檢查網絡環境。
7. 系統維護設計
由於系統較小沒有外加維護模塊，僅靠數據庫的一些基本維護措施即可。為便於維護，應該設計了三種日志：系統運行日志、操作日志、出錯日志。三種日志根據不同的重要程度采取存放在文件和數據庫的方式，系統管理員可以很輕松的監控系統運行情況，數據表的建立和刪除有數據系統管理員予以維護。