網絡數據庫以及ERP在中小型企業中日益風行，雖然ERP功能強大，但有的ERP報表系統中規范的報表較少，主要提供二次開發接口或通過如CRYSTALREPORT等其他報表工具進行管理，其實我們可以使用Excel實現部分報表查詢功能。在下面我將通過一個實例，向大家介紹如何通過ODBC，用Excel建立方便的報表查詢系統。
實現原理：通過ODBC將Excel與ERP后台數據庫連接起來，將數據庫中的數據有選擇地導入到Excel中，然后通過Excel強大的計算、匯總、篩選等功能，來彌補部分ERP系統報表較少的不足，以滿足用戶日常使用的需要。
[建立ODBC連接]
在電腦上建立一個ODBC連接，使Excel通過ODBC連接到ERP數據庫(如SQLSERVER數據庫)。打開“開始→設置→控制面板→管理工具→ODBC”，點擊“添加”按鈕。這里以SQLSERVER為例，選擇“SQLSERVER”，點擊“完成”。接下來對話框的服務器一項應填寫公司ERP數據庫所在機器的機器名或IP地址，點擊“下一步”按鈕。
身份驗證分為兩種方式：一種是與操作系統相結合的身份驗證，另一種是使用單獨的SQL身份驗證。在這里選取單獨的SQL身份驗證，登錄名及密碼請咨詢公司的數據庫管理員，然后點擊“下一步”。
在接下來的對話框中，勾選“更改默認的數據庫為”，在下面填入數據庫名，點擊“下一步”按鈕。然后點擊“測試數據源”按鈕以測試本機與ERP數據庫的連接情況，如果見到測試成功提示說明ODBC設置成功。
小貼士：ODBC（開放式數據庫連接）是一種數據庫接口技術，它能使應用程序訪問以結構化查詢語言(SQL)作為數據訪問標准的數據庫管理系統的數據。
[將數據導入Excel]
打開Excel的“數據”菜單，點擊“導入外部數據→新建數據庫查詢”，在選擇數據源對話框中選擇剛剛建立的ODBC連接，點擊“確定”按鈕。
進入查詢向導界面，選擇你需要的表及字段，雙擊即可。表和字段的定義請查詢相關ERP的文檔或咨詢數據庫管理員。
將選擇的字段按你所需要的順序排列(多張表之間的連接將在以后提及)，點擊“下一步”。如果需要篩選數據，請在篩選數據對話框中輸入過濾條件，點擊“下一步”。
如果需要查詢的數據全部在一張表中，可以在完成對話框中選擇直接將數據返回到Excel，如果數據存在於多張表中，需要進行表與表之間的連接或進行更復雜的篩選、匯總操作，選擇“在MicrosoftQuery中查看數據或編輯查詢”，點擊“完成”。
在Query中，可以進行表與表之間的連接，條件的過濾、格式的定義、排序、匯總等等，如果對SQL語言比較了解的人可以直接修改SQL語句。
然后選擇“將數據返回Excel”，將源數據庫中的數據導入到Excel。這時將出現“外部數據”工具欄。如果需要將Excel中的數據與數據庫同步，點擊“刷新數據”即可。如果需要編輯剛剛建立的查詢，點擊“編輯查詢”進行編輯。
為了方便每次自動刷新，點擊“區域屬性”，在彈出的對話框中勾選“打開工作簿時自動刷新”，這樣在每次打開Excel文件時得到的就是與源數據庫同步的數據了。
小貼士MicrosoftQuery是用於將數據從外部數據源(包括Access、SQLServer、Excel、文本文件)檢索到Excel中的一種程序，在每次更新數據庫時，自動通過源數據庫中的數據來更新Excel報表和匯總數據。形象地說就是向外部數據庫提出的一個問題。
[建立屬於自己的查詢]
通過以上兩個步驟，你已經得到了與源數據庫同步的數據，下一步就是根據自己的需要，在Excel中建立自己的查詢。一般的方法是在數據源工作簿之外新建一個工作簿，通過連接的方式，將數據按自己的格式建立自己的查詢。
下面將介紹一下數據透視表。數據透視表是一種交互式報表，可快速合並和比較大量數據。在你得到大量源數據后，用數據透視表可以進行自動匯總、自動刷新。
點擊“數據→數據透視表”，選取“數據列表和數據庫”和“數據透視表”，點擊“下一步”。
為數據透視表新建一個工作表，點擊步驟3對話框的“布局”按鈕。將匯總的項目(如部件號)放置在“行”，將要求和的字段放置在“數據”中，點擊“確定”然后點擊“完成”，即可得到匯總數據。同樣地將該數據透視表設置為打開時自動刷新。這樣每次打開Excel時就得到了最新的匯總數據。
[總結]
先建立ODBC，然后通過導入外部數據將源數據庫的數據導入，最后通過函數或數據透視表等方法對數據進行組織，以達到自己查詢的目的。以上介紹的方法不光可以用在ERP后台數據庫的前台查詢中，也可以從桌面數據庫ACCESS或其它的數據源中導入數據到Excel，建立屬於自己的查詢。
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