企業知識管理系統

1. 概述

    4U知識管理系統基於全新的理念設計，是為了擺脫傳統知識生產過程中的種種不便和束縛，宗旨在於最大化的提高知識生產和運用效率，通過內容與形態的分離，實現"把時間留給創作而不是過程"，一方面能最大化的提高知識創作者的知識生產效率，另一方面能迅速的提升企業的專業化、規范化知識交付能力；另外，通過特有的知識共享和運用模式，改變以往的知識生產模式，促進個人作業向協同作業轉變，顯著加強企業知識內容的細分和專業化建設，加快知識的再生產效率。

4U知識管理系統對傳統知識創作流程進行了大量創新和優化，覆蓋知識生產和消費的整體流程，通過"一減一加"的方式顯著提升知識生產效率。"一減"：最大化的減少用戶在文檔格式、查詢、引用、分享等方面的無謂時間消耗；"一加"：打斷知識隔閡，增加內在聯系，通過便捷的知識分享、引用和評價，"讓知識動起來"，迅速形成企業知識庫，不斷增長的知識庫，將成為企業寶貴的知識財富和不斷創新的動力源泉。

    4U知識管理系統致力於建設為集知識創作、共享、消費、評價為一體的知識生產消費平台，並帶來了有別於傳統模式的如下創新：

1. 與Word無縫融合，簡化的操作，幾乎不會帶來額外的學習成本；
2. 無需跨應用便可完成知識生產消費的全流程覆蓋，節省用戶的寶貴時間；
3. 隨需應變的文檔形態輕松滿足苛刻條件下的內容交付，助力企業規范化、專業化建設；
4. "讓知識動起來"，知識消費者能快速掌握知識變化，讓舊知識無所遁形；
5. 全面的文檔格式檢查，輕松打造專業級文檔；
6. 多終端知識消費能力，可同時在Word、瀏覽器中查看知識成果；
7. 多知識庫全文檢索，精准定位、即搜即得；
8. 知識一鍵對比功能，輕松掌握知識異動，是知識量化的有力工具；
9. 提供完善的工具鏈，保障項目實施，促進企業知識生態圈的快速建立；

      

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1. 說明

    在傳統的知識創作過程中，知識生產者常常被以下問題困擾：

1. 公司有一個持續整理的文檔庫嗎？
2. 誰是某方面的專家？該如何取得聯系？好不容易取得聯系后：不會這么巧吧，專家外出了，什么時候能方便發些資料呢？
3. 這么深的文件夾目錄結構，光看目錄就要不少時間，只能慢慢熬了；
4. 所需的資料很多都在總部的服務器上，需要慢慢下載，不會這么巧吧；

   

如果幸運的話，從一堆資料中篩選仍然面臨很多潛在問題：

1. 這一堆的資料，難道要一個個看過去嗎？
2. 初看感覺不錯，不過介紹的內容年代久遠，已經不適合當前的環境了；
3. 這里有段內容不錯，不過文檔格式也太亂了，拷貝粘貼后把當前的文檔格式全搞亂了；
4. 這篇不錯，不過有些細節不懂，作者是誰呢？難道沒有出處！？
5. 一堆資料中，有太多相似的內容了，重要部分到底出自何人之手？

   

好不容易把內容寫好了，還有一大堆挑戰：

1. 格式有點亂？比較亂？太亂了？
2. 目錄樹中怎么有這么多有礙觀瞻的東西，這是要挨罵的節奏啊。
3. 我要分頁、我要頁眉頁腳奇偶數頁不同、我要水印、……，總之，我要專業，等等，Word中如何操作？誰能快速培訓一下。
4. 不會吧，目錄有跳級？這嚴重影響我的professional級別！來不及了，已經發出去了，好吧，祈禱客戶或領導不會注意到。
5. 如何能切換到不同的風格？要是Word能像ppt一樣用就好了；

   

總之，我們把太多的時間花在知識創作之外了！如果你也在經歷這樣的過程，很明顯，你浪費了大量時間，如果把個體相加，很明顯，企業為這些時間付出了大量成本。

這是當前很多中小企業面臨的普遍性問題，甚至可以說是企業在成長過程中必然會出現的問題，這涉及到管理模式的變化，在企業初創時，關注點通常在業務和效率上，一些環節往往被省略，但並不意味着這些環節不重要，而當企業成長到一定規模時，迫切需要做知識沉淀，否則由於潛在的人才流失風險，造成的知識短板很可能成為制約企業成長的瓶頸。

上述問題，可以總結為幾個問題：知識在哪里？知識的作者是誰？知識用在何處？知識的格式如何規范？

當前企業是如何解決這些問題的呢？

1. 建立Ftp或者內容管理系統，把文檔都上傳上去；
2. 建立不同目的的各類文檔模版，並培訓員工使用；
3. 制定相應的配套管理辦法，員工按規定上傳文檔；
4. 購買第三方知識管理系統；

從目前看來，上述辦法，基本只能解決局部問題，每種方法都存在較為明顯的缺陷：

1. 當前的Ftp和內容管理系統，管理的顆粒度都較大，基本都在文檔級別，這制約了文檔的檢索能力和對檢索結果的運用能力；另外，在內容的分享上無法把控，從而無法了解知識的關注程度；另外，由於是一套獨立的系統，也讓其實用性大打折扣，受眾必須在兩套甚至多套系統之間來回穿梭；
2. 使用文檔模版，能在一定程度上規范文檔格式，但需要專門培訓，也需要單獨維護；在使用過程中，隨着文檔模版的不斷增多，仍然容易出現格式上的問題，因為往往會出現多種相似的格式選擇，使用者在選擇時會產生疑惑從而導致使用時出現紕漏；另外，需要做格式調整時，仍然很考驗使用者的Word技巧；
3. 信息化系統的運維，通常都伴隨着管理辦法的產生，管理辦法的運行產生的額外成本是考察該管理辦法的重要依據，一般實施的管理辦法主要是規定員工在指定的時間點上傳文檔到系統中，這對員工來說意味着時間成本，同時還需要熟悉一套額外的信息化系統，這容易讓員工產生抵觸情緒，更重要的是，這種管理辦法本身並不會對知識的利用率產生幫助，因為知識的利用率取決於后台信息化系統；
4. 目前市面上主流知識管理系統，基本都是往泛在知識方向發展，其觸角覆蓋企業的生產經營的方方面面，比如ERP、項目管理、OA、HR等等，架構龐大，系統復雜，流程眾多，可以說事無巨細，但在專業知識管理方面，跟傳統的CMS管理系統並沒有多大差別，在知識的創造和分享方面也沒有特別的手段，無法成為知識生產和運用的利器，另外，其實施和維護成本都比較高，一般中小企業難以承受；

   

如何通過一套系統解決所有這些問題？

最重要的是提供一套完善的機制打通知識生產和消費的整個流程，解決知識生產和消費過程中的種種難題，減少一些不必要的環節，讓關注點回歸，才能真正實現效率的提升。

4U知識管理系統面向知識生產和消費流程提供了以下理念：

• 面對最重要的知識創作環節，4U知識管理系統讓生產者的關注點只放在內容上，徹底斬斷對格式的牽絆，不再擔心格式，讓內容跟上思維的節奏。當內容完成之后，專業的規范化格式讓4U來完成；另外，在創作內容時，4U的內容檢索和內容引用功能可大大提高知識創作者的編寫效率；在內容管理方面，4U可以代替原本擾人的版本管理功能，生產者甚至不再需要考慮版本問題，因為4U可以還原任何時候的任何內容，只要您保存過，內容管理功能還可以快速查看內容的變遷，了解知識的成長過程。
• 面向知識分享環節，通過一鍵上傳、觸動引用、引用通知等功能實現最大化的便捷，減少用戶的時間成本同時提升用戶粘性。一鍵上傳功能的同時還可繼續編輯內容，等待上傳完成后，可快速的分享內容給相關人員；重要的是，在您更新知識后，感興趣的人員可以收到通知，從而關注者能夠及時的更新他們的知識，避免引用的知識老化，關注者在引用或更新知識的時候，同樣只需一鍵完成，這讓知識有了更強的生命力，同時讓舊的知識無所遁形，受眾能清清楚楚的明白知識來自何時、何人，知道知識的更新周期，讓知識永葆青春。
• 面向知識評價環節，可以快速評價內容，並能夠跟知識創作者互動，這讓知識有了快速生長的動力，同時，也能讓知識創作者收獲金錢無法衡量的成就感。

貫穿了知識的生產和消費的整個環節，在基礎設施上實現了知識的自循環機制，讓知識創作者更容易的實現知識的迭代更新，生產的同時也在不斷的消費，實現一個生產即消費、消費即生產的知識成長環境。

圖 21 知識的流動

任何系統離不開管理者的參與，4U提供了一些必要的機制讓管理者能夠靈活運用：

• 能夠掌握每一個知識點的引用情況，了解知識的受關注層面，從而可以制定相應的獎勵政策；
• 能夠發布知識任務，並跟蹤每個參與人的知識生產進度；
• 能夠快速辨識知識成長情況，從而明確參與人的實際進展，在必要的情況下提供指導幫助；
• 能夠快速形成受控的企業知識庫，並制定相應的安全策略，在必要的情況下可將部分知識快速交付給企業客戶；

   

4U知識管理系統，依托於強大的內容編輯器（Microsoft Office Word），獨創Word內循環模式，整個知識生產和消費流程均在Word中完成，無跨應用煩惱，大大提高系統的易用程度，寄有形於無形，讓知識創作者創作其中，享受其中。

   

1. 創新點

   1. 嵌入式解決方案實現跟Word的完美融合

    采用完全嵌入Word設計方案，靜默方式運行，遵從Word的使用習慣，最大化的節約學習成本。

    知識管理系統的功能都在這里，同時這也是系統唯一入口，用戶所有的操作都在這個一體化的環境中完成，不再需要切換到其他的系統。

   

   

1. 全流程覆蓋，效率的加速器

傳統的知識管理系統，在知識生產和消費的各個環節，往往需要切換到不同的應用的系統下，如知識創作在Word中完成，而知識提交和分享在Web系統下完成，知識的搜索和引用仍然需要在Web系統中完成，多系統之間的隔閡打斷了知識之間原本緊密的聯系，系統無法評估用戶搜索或下載的知識究竟有沒有發揮作用。

4U知識管理系統致力於打通知識生產和消費的整體流程，所有的一切都在Word中完成，完成知識的搜索、瀏覽、消費全流程支持，在原本復雜的知識引用環節可實現內容的一鍵導入。整個過程一氣呵成，無需切換到其他的應用系統，避免了跨應用帶來的效率問題。

    如下圖所示，先通過搜索面板查詢出匹配項，瀏覽內容時，如需要引用相關知識，直接點擊觸動引用符號"+"即可將內容迅速添加到當前編輯文檔中。

下圖為內容導入到當前編輯文檔后的效果：

   

1. 不變的內容，多變的形態

知識創作者只要關注內容，文檔最終交付的樣式如何，頁眉頁腳、封面、水印、布局、公司定制信息（如聯系方式和地址）等留給4U完成，4U提供文檔模版定制功能，企業可以根據需要定制多個模版，員工可根據需要自由選擇模版，實現"一次編寫，任意展現"，真正實現內容的動態交付。

1. "讓知識動起來"，建立知識的活水源泉

在4U系統中，每個知識點都被納入全局版本管理，知識消費者可全程跟蹤該知識點的最新進展。一旦知識的創作者更新了知識內容，知識消費者可及時的得到通知並決定是否同步更新到自己的知識內容中，從而確保企業交付給最終用戶的每一份知識文檔的內容都是最新的。

4U提供了知識快速流動的能力和渠道，為知識插上了翅膀，最新知識唾手可得，真正為企業打造知識的活水源泉。

如下圖為某文章引用的兩個知識點，右側為引用知識點的最新版本信息，一旦原作者更新了該部分內容，引用者可得到通知，並決定是否更新到自己的文檔中，更新引用知識的過程仍然是一鍵完成。

1. 文檔格式檢查，讓結構型錯誤無所遁形

    文檔目錄結構的重要性不可言語，相當於文檔的綱領，結構清晰，條理也就清晰，結構亂了，條理也就難以清晰，會極大的影響最終用戶的閱讀體驗，文檔越大，結構也變得愈加重要，錯亂的結構還會很大程度上影響Word的處理效率。

    保證文檔結構清晰，避免錯亂和跳序，是一個文檔的基本要求。

    如下圖所示：典型的文檔結構紊亂情況：

    

    4U知識管理系統能快速的找出此類錯誤，並提出修改建議和一鍵修復能力，最大化的幫助用戶修復錯誤。

1. 多終端知識消費能力，實現快速交付

在互聯網時代下，知識的交付方式也變得多彩紛呈，4U知識管理系統支持在Word端、瀏覽器端及各類智能終端上快速瀏覽知識內容，解決了知識傳播障礙，加快了知識交付能力。

    4U知識管理系統在用戶提交知識的瞬間就具備了Web發布能力，通過該特性，企業可將一些非敏感咨詢通過Web方式快速交付到最終用戶，讓最終用戶及時的查閱到最新知識。

    

1. 多知識庫全文檢索

多知識庫設計，承載企業歷史知識的同時，鼓勵創造新知識。所有的知識均提供全文檢索能力，可快速精准定位。

   

1. 知識一鍵對比，快速掌握知識異動

實現跟歷史知識的快速對比，可發現極細微的變動，包括文檔結構的變化，每一個文字，每一張圖片的變動。

    可實現多種樣式的差別展示，包括Word樣式和純文本樣式，方便作者定位差異。

1. 完善的工具鏈，項目成功實施的保障

為了保障項目的順利和可持續性運行，需要對企業現有知識資產進行梳理和入庫，從而形成一個龐大的知識資源池。信息豐富的資源池能對企業知識生產形成"滾雪球"式的增長效應，因此對企業現有知識的梳理至關重要，4U知識管理系統面向企業知識的梳理和入庫提供了完備的工具，從而快速建立規范化的初始知識庫，為企業的后續知識生產提供強有力的支撐。

   

更多信息，歡迎訪問：www.ware4u.net。