GTD，即Get Things Done，是David Allen創造的一種任務管理系統，也是他寫的一本書的名字。
GTD方法其中最重要的一點之一就是將一切你需要處理的事情都從大腦中脫離出來，然后放到一個系統中。 GTD過程可以被歸納為：
1. 收集（Collection）
2. 處理（Processing）
3. 組織（Organizing）
4. 回顧（Reviewing）
5. 做（Doing）
這是使用GTD的基本原則。
1. 收集（Collection）
在你剛開始使用GTD方法時，首先靜下來，花20分鍾去掏空你的大腦，將腦中的東西全部導出來，丟到Inbox中。你的e-mail的Inbox，你的RSS訂閱，這些都是你待處理的Inbox。Inbox可以是任何一種你所喜歡使用的工具：記事本，電子記事本，錄音筆，郵件，手機。這些都可以，推薦使用你能最為方便記錄的工具，越簡單越能隨手記錄最好。
在你做一件事情的時候可能突然有一個想法或者信息蹦出來，這個時候你就該把這個想法或者信息丟到Inbox中。
把信息丟到Inbox中后，你還需要定期去清空Inbox，比如一天一次，有需要的話可以一天兩次或三次，但不要太“勤快”地去清空Inbox，比如當丟進去的時候就去清空，那樣就達不到管理的意義了，原本在做事的時候把這個突然蹦出來的信息丟到Inbox中就是為了把它從大腦中脫離出來，但又不會被遺忘，然后再在一個特定的時間被處理（比如每天晚上）。
上面提到你有很多Inbox，GTD的Inbox，e-mail的Inbox，RSS訂閱等等，現在的信息確實是越來越大，而且是爆炸式的增長，這些信息根本無法被完全消化，而且其中還有一大部分都是沒什么實際價值的信息。所以，這里推薦大家最大程度的去減少自己的Inbox。減少RSS訂閱的數量，退訂一些沒用的e-mail，創建規則去管理e-mail。
2. 處理（Processing）
當完成收集過程之后，就要開始清空Inbox，處理任務。在這之前先建立幾個文件夾（清單）： 項目，Someday/Maybe，下一步，等待，日程，參考資料。下面是書中的一張處理流程圖：
處理Inbox中的任務：
1. 這個任務是否需要采取行動（是否可執行）？是，的話安排。否，沒用的信息丟棄，是參考資料，放到參考資料中去。
2. 如果這個任務可以在5分鍾內完成的（立即可以完成的，書中寫的是2分鍾，我設定的是5分鍾），那直接完成。
3. 需要更多時間來完成的，先確定這個任務是否要去做，再分析這個任務是一個單步的任務還是一個需要多個任務來完成的項目。
4. 如果這個任務是一個日程，比如什么時候在哪里和誰約會，那就直接放到你的日程表中去。
5. 如果這個任務其他人做更合適，那就委托出去，然后在你的等待中記錄一條關於這條委托的信息，比如等待XX給我答覆，並記錄委托出去的時間。
3. 組織（Organizing）
在清空完Inbox之后（或者在處理Inbox中），按照自己的分類方法對項目和任務進行組織，管理。比如有些是工作，工作中的某個項目，個人，個人中的某個項目，下一步，Someday/Maybe（一些你現在不打算做，但又希望將來可能在某一時間去做的事情），參考資料。其中任務可以有其特定的情景模式，比較常用的情景模式：在家，在辦公室，在電腦旁，電話，在網上，外出，等待等等。使用情景模式例子如：一個任務叫“在什么時候打電話給XX”，這個任務很典型，是需要電話的，所以它可以添加一個叫做電話的情景。當然，情景也可以是人，比如你的Boss，你有些任務是要和Boss處理的，可能在這個任務中還會有其他情景，比如在辦公室，但Boss比在辦公室更清楚，能夠更容易得讓你得到目前情景最合適去執行的任務。
4. 回顧（Reviewing）
你很難在不回顧的前提下知道你做了什么，你的某個項目的進度如何，下一步是什么，如何安排下一步。。。推薦每個星期做一個回顧，然后一個月做一個大的回顧，你也可以進行每天的回顧。
1. 回顧你的日程表，這里有你最重要的事情和約會（不是硬性的東西不會記錄到這里），你可以看到你下個星期有什么重要事情和約會，做出調整或者添加。然后根據日程表里的東西來安排調整下一步中的任務（日程表是神聖的，里面都是硬性的任務，如果有任務和日程表沖突，那就只好讓下一步中的任務妥協，做出更改）。
2. 檢查你的下一步清單。這里有一些待辦事件，查看每個項目是否正常推進中，如果在阻塞狀態下是添加任務來推進還是暫停該項目。什么項目是你要繼續執行的，什么項目是完成了的，什么項目是你想要暫停的。你可以在這里為這些任務進行安排，調整。
3. 檢查你的等待清單，查看你所等待的任務怎么樣了，是否得到了答覆，或者是否完成了，從而推進這個任務的原有項目前進。
4. 檢查Someday/Maybe，這里都是一些你一些將來可能要在某個時間去做的事情。你可以根據你現在的情況來決定是否現在或者將來一個具體的時間去執行其中的某個任務或者項目。
你可以不做每天的回顧，但每個星期的回顧是一定需要的，比如每個星期的星期日，簡單的查看一些這個星期完成的（也可不看，GTD不側重這個），然后按照上面的步驟來進行安排。
5. 做（Doing）
在沒有計划和安排的情況下，當你做完一件事，或者猶豫不決的時候，你是去查看一下e-mail，還是打個電話，又或是處理某一個任務？這時候你最多的依據就是你的感覺，感覺那件事情該現在去做，或者在接下來的某一段時間能夠完成。而如今，你有了自己的計划和安排，完全可以通過任務管理系統來得到你目前最佳的任務去執行。
1. 日程表。日程表中的永遠都是優先級最高的，如果在這個時間上日程表上有安排，不用考慮，去做。
2. 下一步清單。下一步清單中的每個任務有其特定的情景模式，完成任務需要的時間，任務的優先級等。你可以通過你目前的情景模式來作為主要參考，也可以根據優先級作為主要參考，也可以根據任務需要的時間作為參考。那什么是最合適的任務呢？
假設你現在在辦公室，剛完成一個任務，現在時間是10點30分，你在11點有個會議。在這種情況下，你可以優先考慮任務需要的時間和情景模式，只有半個小時，再加上你還要去會議室，也就是你中間能用的時間差不多15-20分鍾，你就可以查看下一步清單中有沒有可以在20分鍾內完成的任務，比如整理辦公桌上的文件。
一般情況下，推薦優先選擇優先級高的任務來執行，一般這些任務比較重要（否則也不會給予高優先級），然后結合情景模式來得到目前最佳任務。
我的處理方式是每天根據Eat that Frog和要事第一原則來開始，優先執行一天中最困難和最重要的任務。每天先把最困難和最重要的任務完成了，接下來就是簡單一些，相對不重要的任務了，再根據80/20原則，我把那些最困難和最重要的任務完成了，這些能夠推進我的工作和人生前進，而那些不重要的任務，即使今天后面的時間有了拖延心態，拖延的也只是不重要的任務，甚至是可以不做的任務，不會對大的方向產生影響。
GTD或者其他的任務管理系統，最最最重要的還是做，不做就算安排了再好的計划那也是沒有任何意義的。還有就是回顧，每周回顧，你就可以為下一周做詳細安排。還有一條隱藏的信息“信任你的系統”，只有你信任你的系統，你才能不猶豫得從系統中得到下一個任務去執行，而你不斷去完成任務你也會更加信任你的系統。
GTD里面有些東西確實有點復雜，如果你總共只有20-50個任務的話，那只使用Inbox和下一步清單就差不多可以滿足需求了；反之，則需要去建立項目，使用情景模式等來管理。
這里是一些GTD軟件，你可以去試一下：OmniFocus（強烈推薦）、Things、Toodledo、Doit.im等等。網頁的，iOS的，Android的還有很多相關的應用。
接下來我將介紹怎么使用OmniFocus和我是怎么使用OmniFocus的。