以有限狀態機為原理的工作流引擎，就是通過工作流狀態的改變來達到流程的流轉，因此工作流系統中的各種狀態概念顯然很重要。
首先我們來看，工作流引擎在給業務流程建模的時候，將一個業務處理的場所定義成一個步驟節點，然后通過處理業務的時候，"提交業務處理結果"這樣的動作來達到流程的流轉。流程流轉到哪個下一步驟，通過動作結果連線來導向。
工作流系統發生一次流轉，工作流狀態就會發生一次改變，即有限狀態機中的狀態升遷，流程實例從一種狀態升遷到另一種狀態是通過執行動作來完成的。
通常我們會理解發生一次流轉，是從A步驟－－》X步驟，但如果一次流轉是 A步驟－－》A步驟，原地踏步，好象沒有發生流轉，究竟發生沒有發生流轉呢？從工作流的狀態概念來理解，一定是發生了流轉。
工作流狀態 ＝ 當前步驟 ＋當前步驟的狀態
工作流發生一次流轉，使得流程狀態發生一次升遷，當A步驟－－》X步驟，步驟發生了變化，狀態肯定升遷了。當A步驟－－》A步驟，A步驟的狀態一定是改變了，否則就沒有意義了。A步驟－－》A步驟也需要通過執行一個動作來完成，如果執行后，A步驟的狀態也未發生改變，哪就不需要設計這個動作，可以通過只保存業務模塊的業務數據來完成。
在一個工作流實例的生命周期內通常有一個或者多個活動的狀態，單線運行的，就一個當前步驟＋當前步驟的狀態。當有並行節點的時候，就會有多個當前步驟＋當步驟的狀態。
步驟的狀態，我們可以預設幾種狀態，步驟在進行中，等候處理中，完成，返回處理。 這幾種狀態和業務無關，純粹只描述步驟的狀態。
當A步驟－－》A步驟 步驟的狀態可以在這幾個狀態中改變。如當開始進入A步驟的時候，是進行中，當需要處理的事情太多，升遷到等候處理，當離開A步驟時，步驟的狀態是完成，下一個步驟為進行中。因此我們在流程定義的時候，進入步驟的狀態定義為進行中，離開定義為完成，便於我們更容易理解流程的流轉，以實際的業務處理無關。
流程實例狀態：創建，激活，掛起，終止，完成，這是工作流引擎中另外一個重要的概念，是描述流程實例的狀態。
創建：流程實例剛創建的時候。
激活：流程正常流轉時候的實例狀態
掛起：當業務需要，暫停此業務的辦理時，由管理員或者有權限的管理用戶來執行掛起流程。當其它問題處理完畢，需要繼續執行此流程的流轉時候，可以恢復到激活，也可以直接就終止掉。
終止：當業務發生問題，或者異常的時候，有管理員或有權限的用戶來直接終止掉此流程。終止后的流程不能再恢復成正常的繼續流轉。
完成：業務流程辦理完畢，走到盡頭了流程實例的狀態。
當流程實例狀態為掛起，流程實例就不能再發生流轉了，同時，任務也不能繼續執行，任務的狀態也為掛起。等流程實例狀態恢復后，任務才能繼續執行。要知道在工作流系統中任務的完成，是由執行流程的動作來完成的，也即提交動作上掛接的業務模塊來完成任務的。因此，工作流實例狀態為掛起，任務也為掛起，工作流實例恢復后，任務也恢復到待執行，工作流實例終止后，任務也異常終止，工作流實例正常完成，實例關聯的所有任務也正常完成了。
於細微之處體現成敗，嚴謹這些工作流的狀態管理彰顯工作流軟件產品的品質。
