三單匹配的采購流程如下：
首先用戶提出采購申請，經過審批，采購申請單流轉到采購部，采購部進行采購。采購完成后，供應商會將物品，送貨單，發票送到采購部門，采購部門將采購物品和送貨單交給倉庫做收貨處理並開出收貨單。隨后采購員將收貨單，采購訂單，采購申請單和發票進行匹配，如果一致，則將單據送給財務部要求付款。而財務部檢查三單是否匹配，以及三單和采購申請單是否匹配。
一、從組織架構來看，將采購，物流和倉庫作為一個部門本身就是容易產生風險的架構。由於是受命於同一個部門經理，倉庫和物流部門很難做到對采購的牽制，從而讓供應商有機可乘。
二、由於沒有正式的詢價，比價環節。當完成了審批的采購申請單流到采購部門后，由采購全權來負責后續工作，包括詢價，供應商選擇和送貨安排。會導致采購員暗箱操，沒有其他部門知道最終采購的物品是否基於最優成本。
三、對於原材料的采購，沒有負責運營，計划的計划部門參與到申請程序中。由於原材料金額大，容易占用公司的資金，最佳策略就是“零庫存”模式，這就需要運營，計划部門審核采購量。而XX公司目前采用的方式和其它物資的類似，並不需要類似的審核，忽略了對於庫存水平的控制。
四、物資采購沒有進行有效控制。公司每年都有費用預算，但實際上沒有將采購行為與預算控制聯系起來，造成了預算管理流於形式。采購申請相應的審批程序也成了相關部門經理的“例行公事”。
五、在公司處於業務流程末端的財務部在實際當中沒有起到審核流程的作用。在沒有獨立內控部門的公司中，財務部門應當起到內控部門的職能，對公司所有流程進行審核。但是目前財務部只是執行付款流程，之前相關的文檔都是有采購部准備好，只要認定文檔齊全就進行付款，並沒有對整個流程進行測試，監督。
一些優化經驗：
一、從組織架構上，首先將倉庫從采購部中剝離出來。將倉庫歸屬於計划部門，從而實現倉庫與采購的獨立，因此可以通過倉庫對采購行為進行制衡。並要求供應商以后直接將發票寄給財務部，以減少采購部門的“暗箱操作”。
二、從控制手段上，XX公司實施了ERP系統。其中采購申請程序依然是手工方式，之后的采購訂單建立直到付款程序均通過系統實現。最大限度的減少了人為出錯，干預數字的可能。基本程序是：采購首先根據批准的采購申請單在系統中創建采購訂單，當倉庫進行收貨時，系統收貨單會和采購訂單進行自動比對，如果數量出錯的話收貨無法進行。當財務進行發票錄入時，系統可以找到發票對應的收貨單，如果找不到收貨單，發票將無法錄入，付款無法進行。保證了系統和紙質發票，收貨單，訂單間的一致性。
三、在采購申請程序之前，添加了報價申請程序。某用戶需要采購某東西，要先向采購部提出報價申請，采購部門應該至少詢到三家供應商的價格，然后提交給用戶讓其選擇。原則上用戶應選取最低價供應商，如果用戶選取的並非是最低價，需說明原因。采購部門不得直接選擇供應商。這樣可以防范采購部門的“大包大攬”。
四、對於原材料的采購，改由計划部門提出采購申請。並且要求計划部門每次提出采購申請必須基於計划產量。計划部門會根據未來的計划產量，庫存水平，訂貨周期等因素提出原材料采購申請，財務部門對計划部門的預測采購量進行審核，實現第三方監管。
五、在財務經理審批采購申請單之前，加入由成本會計進行采購是否在預算內審核環節，從而保證預算得到了執行。實際操作中，成本會計會記錄每一個成本中心的采購訂單號碼，費用類別和金額，和預算進行比對，超出預算部分采購需要說明並得到公司總經理批准方可進行。同時，要求超出預算的部分要在以后期間的費用額度中進行扣減。
六、此外還對財務部賦予了“中立的”監督職能進行流程監管。具體做法是每個月財務部抽取若干筆付款業務進行流程完整性復核。通過要求采購部提供報價申請，采購申請，采購訂單；倉庫提供供應商的送貨單，然后與系統單據進行比對。確保采購的東西就是用戶要求的足質，足量的並按時交付的貨物。
通過以上改進流程的建立，內部控制改進目標非常的明確，效果比較讓人滿意，但是如果對比財政部發布的《企業內部控制應用指引第7號——采購業務》，能發現公司還有改進空間。具體如下：一、指引中提出“企業應當對辦理采購業務的人員定期進行崗位輪換。”但目前公司還沒能夠實現。因為公司目前的規模和架構很難實現采購人員定期進行崗位輪換，因為這會涉及新員工招聘，培訓，工作的交接等大量問題。建議公司業務規模增長后可以考慮開展崗位輪換。
二、企業內部控制應用指引中提出“企業可以根設置請購部門，對采購需求審核，歸類匯總，統籌安排企業的采購計划。”目前公司並不存在這一部門。由於公司規模不大，對時效性要求較高，因此很難實現。公司可以考慮中遠期和用戶討論流程優化，除了緊急采購外，進行定期的采購，以便於歸類匯總集中采購。
三、在更新的采購流程中提到了首先要進行報價申請，似乎有點冗余。它可以包含在采購申請審批流程中。當用戶在進行采購申請時，可以要求采購部進行詢價。用戶將詢價單附在采購申請單之后。相關審批人都可以看到詢價情況。