不斷增大的用戶郵箱
在郵件系統的使用過程中，系統管理員會發現隨着用戶郵箱中發信量和收信量的不斷增加，用戶的郵箱會變得越來越大。如果不采取措施加以控制的話，將會造成服務器磁盤空間全部占盡，系統不能正常運行的情況。為此，可以對用戶郵箱進行限制，設定郵箱限額和警告閥值，如圖1所示。這樣，當用戶的郵箱容量達到了設定的警告閥值時，用戶在進入系統時會收到一個“Can note allocate database object”的提示，這表明用戶郵箱已經達到了警告值，郵箱的空間快用完了。此時，用戶仍可以進入郵箱處理信件，但只能發送不帶附件的信件，不能再接收其他用戶發送來的信件，需要將收件箱和發件箱中的信件清除后才能繼續接收信件。
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| 圖1 設定郵箱限額 |
當對所有的用戶郵箱進行容量限制后，系統管理員有時會發現用戶郵箱仍在不斷地增大，過不了多長時間，有許多用戶的郵箱空間已經超出設定的限額數倍以上。為什么設定的郵箱限額沒有起作用呢？經過反復查找資料，終於找到了症結所在。原來系統在默認安裝時自動將“消息郵遞期間遵守數據庫限額”功能設置為“禁用”，必須將其設為“啟用”才能使郵箱限額起作用，如圖2所示。
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| 圖2 啟用郵箱限額 |
不能自動釋放空間的數據庫文件
在日常管理工作中常常會遇到用戶郵箱數據庫文件過大的問題。當通知用戶清理郵箱后會發現用戶的郵箱數據庫文件並沒有變小。原因在於系統不能自動釋放數據庫文件中的未用空間。可以采取以下兩種方法。一是對用戶郵箱數據庫進行手工壓縮，可以立即釋放出未用的空間，使用戶郵箱馬上變小。二是設定系統定時自動進行壓縮，方法為：進入管理員程序，選擇“服務器→程序→添加程序”，在“基本”選項卡中的“程序名”處輸入“compact”，命令行為空，運行的服務器為本級電子郵件服務器；在“日程安排”選項卡中，選啟用，運行時間可設定為“『04：00』每天”，每周復制日期為“星期六”即可。具體可根據本單位情況自定。建議每周自動壓縮一到兩次。
不能變小的Mail.box郵箱
有一天郵件系統不能正常收發信件了，經過檢查發現Mail.box郵箱文件特別大，有幾GB大小，幾乎將系統的磁盤空間全部吃盡。Mail.box郵箱是服務器上的公共郵箱，所有對外發送的信件都是通過該郵箱進行轉發的。進入郵箱后發現其中存在大量的死信，分析原因可能是由於對用戶的郵箱進行了容量限制，致使當一些收件人的郵箱空間不夠時信件發不出去，一直存在服務器上，最終形成了死信，存於該郵箱中。於是首先進入該郵箱，將其中的死信全部刪除，並進行了壓縮操作，但沒有什么效果。百思不得其解。無奈之下使出最后一招—退出系統，將該文件刪除后重啟。此招果然奏效。重啟后，系統又自動生成了一個新的Mail.box文件，其大小只有幾百KB。雖然郵箱是變小了，經過此次教訓后，在日常管理工作中注重加強對該郵箱的監控，及時釋放掉其中的死信，以保證信件正常的中轉。
不能與遠程郵件系統通信
前一段時間，由於服務器出現故障而對郵件系統進行了重裝，重裝之后，發現在與遠程某個郵件服務器進行通信時，提示“遠程主機不是一個有效的TCP/IP主機”。然后試着與其他遠程郵件服務器進行通信，一切正常。首先懷疑可能是Winnt\system32\drivers\etc目錄下的Hosts文件中沒有遠程服務器的IP地址與名稱映射。打開文件一看，里面有該遠程服務器的IP地址與名稱映射。難道是遠程服務器出現了故障？打電話詢問后得知一切正常。檢查系統配置文件，發現在重裝郵件系統的時候，忘記修改服務器文檔中的Notes網絡名稱，從而導致與遠程郵件服務器的網絡名稱相同。重新設置Notes網絡名稱后，與遠程郵件系統的通信恢復了正常。因此，在重裝系統時，一定要記住這一點。
不能自動彈出的來信提示框
如何能夠及時知道郵箱里是否有新的信件來到？郵件系統本身提供了一個郵件提醒程序，但是用戶在運行該程序后反映，當有新的信件收到時，系統不能自動彈出提示框。經檢查發現，郵件提醒程序在默認情況下是不啟用郵件視覺提示的，必須將該項功能設為“啟用”，當郵箱里有新來的信件時，系統才會自動地彈出提示框，提醒用戶及時處理。方法為：運行“notes minder”程序，在任務欄中找到應用程序圖標，單擊鼠標右鍵，選擇“屬性”命令，在彈出的對話框中選中“聲音提示”和“郵件視覺提示”復選框，如圖3所示。
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| 碩圖3 啟用郵件視覺提示 |
在工作中經常會遇到在信件發走之后需要知道對方是否真的收到了該信件並是否查看的問題。對此問題，可以在“新建便箋”時，將“郵遞選項”中的郵遞報告設定為“跟蹤整個路徑”，並選中“回執”。這樣，系統將會跟蹤信件的整個發送過程，向發信人返回信件經過的所有服務器名稱，並返回最終到達用戶郵箱的所有報告記錄。據此可以判斷信件確已到達收件人信箱。當收信人閱讀了設有“回執”的信件后，系統會自動返回發信人一個回執消息，表示收信人已經閱讀了此信件。
必須重啟的郵件系統
如果用戶在使用郵件系統的過程中非正常退出，會導致再次進入時系統提示必須重啟計算機。但此時又有其他程序正在運行，不能重啟。一個較好的解決辦法是：進入Windows任務管理器，在進程中找到“nhldaemn.exe”和“napdaemn.exe”兩個進程，將其強制殺死，重新進入系統就不會再提示必須重啟計算機了。
加密發送的信件
在工作中有的文件可能不想讓其他人看到。對這些文件可以采取加密發送。方法為：進入用戶端程序，選擇“文件”→“慣用選項”→“用戶慣用選項”，單擊“郵件和新聞”，選擇“加密發送郵件”和“加密保存的郵件”即可。
系統數據的自動備份
由於系統本身不帶數據備份工具，平時要想保證系統的安全運行，管理員必須通過手動方式進行備份。備份過程煩瑣，所需時間較長，而且備份時需要先停止系統服務，因此常常選擇在非工作日進行，占用了管理員大量的非工作日時間。手動備份方式迫使管理員必須每天或定期進行數據備份。如果一旦未及時進行手工備份，勢必會導致當系統出現故障時造成數據損失。因此，迫切需要有一個能夠自動進行數據備份的工具。
經過反復進行系統備份與恢復測試，確定至少應備份的目錄和文件為：一是位於lotus\domino\data\mail目錄下的所有文件，主要用於保存所有的系統管理員郵箱和用戶數據庫郵箱；二是位於lotus\domino\data目錄下的Names.nsf、Admin4.nsf、Certlog.nsf、Desktop5.dsk、Cache.dsk和Mail.box 6個文件，主要用於保存公共通信錄、管理進程、驗證日志、公共郵箱等數據；三是位於lotus\domino目錄下的Notes.ini文件，主要用於保存系統的啟動參數；四是位於winnt\ system32\drivers\etc目錄下的Hosts文件，主要用於保存遠程郵件服務器名稱與IP地址的映射；五是備份所有的系統ID，包括服務器ID、驗證字ID和管理員ID及所有的用戶ID。建議將這些ID文件指定在一個目錄存放，以方便查找、使用和備份。
在深入分析系統備份原理的基礎上，筆者成功地開發了一套適合在Windows操作系統環境下運行的電子郵件系統本機/異機自動備份工具，實現了在指定時間自動停止系統服務，自動將需要備份的數據復制到本機和異機指定目錄下，自動啟動系統服務。該工具在筆者所在系統內推廣應用，將系統管理員從日常煩瑣的手工備份中徹底解脫出來，效果較好。
如何進行系統的恢復
當電子郵件服務器出現故障時，可以按照以下步驟進行恢復。
（1）重新安裝服務器操作系統，安裝后的服務器計算機名稱、域名、IP地址、子網掩碼等參數，建議與原服務器的參數相同。
（2）將備份的hosts文件復制到系統安裝目錄“/winnt/system32/drivers/etc”下面。利用ping功能測試與上下級郵件服務器的連通性。
（3）安裝Lotus Domino Server程序，記錄電子郵件系統程序文件夾安裝路徑（如g:\lotus\domino）和數據文件夾安裝路徑（如g:\lotus\domino\data）。
（4）將備份好的names.nsf數據庫復制到新安裝的Domino Server程序相應的安裝目錄下。
（5）利用備份的服務器ID、驗證字ID和管理員ID，對Domino Server進行配置。配置過程可以參照原來服務器的配置過程。配置結束后，退出Domino服務程序。
（6）將備份好的notes.ini、desktop5.dsk、Cache.dsk、admin4.nsf、mail.box、certlog.nsf文件復制到新服務器的對應目錄下，覆蓋掉新安裝的同名文件。
（7）如果重新安裝后的郵件系統安裝路徑與以前備份的系統安裝路徑不一致的話，必須修改notes.ini文件中的相關參數，將notes.ini文件中的“Directory”和“NotesProgram”參數值分別修改為新安裝的數據文件夾目錄（如g:\lotus\domino\data）和程序文件夾目錄（如g:\lotus\domino），將“WINNTIconPath”參數值修改為新安裝的目錄（如g:\lotus\domino\data\W32），將KeyFilename、ServerKeyFile- Name的參數值修改為服務器標識符Server.id實際所在的目錄。
（8）在服務器上安裝配置好Lotus Domino系統管理員程序，進入系統管理程序，系統自動創建好mail目錄和該目錄下的管理員數據庫。退出Lotus Domino系統管理員程序，將備份好的mail目錄下的所有用戶郵件文件復制到對應目錄中。將備份好的ID文件復制到指定目錄中存放。
（9）進入注冊表，將HKEY-Local-Machine\system\ CurrentControlset\Control\Session Manager\MemoryManagement\ LargeSystemCache的值由1改為0，將HKEY-Local-Machine\ system\CurrentControlset\ Control\PriorityControl\ Win32Priority- Separation的值改為0。
（10）啟動Domino服務，修改Notes網絡名稱。選擇“配置→當前服務器文檔→端口→Notes網絡端口”，將“Notes網絡名稱”更改為本單位郵件系統Notes網絡名稱。至此，郵件系統全部恢復完畢。