用Excel展示SQL Server中的數據 (I): 數據庫連接

在工作中，我常常撰寫一些技術報告，以總結當前測試進度、分析測試結果。這些技術報告需要圖表來展示數據，而這些數據大多存放在數據庫中。經過嘗試，我學習並總結出一種利用Excel展示SQL Server數據的方法。雖然是雕蟲小技，卻勝在快捷方便。本文將介紹該方法的基本技術：利用Excel導入SQL Server中的數據。

在本文中，我使用的是Excel 2007，連接的數據庫是SQL Server 2008 Express。幸運的是，所介紹的技術同樣適用於Excel 2010和SQL Server的其他版本。不過，本文使用的T-SQL腳本使用了一些SQL Sever 2008才支持的語法，需要修改之后才能用於SQL Server 2005。

1. 數據初始化

出於演示的目的，我在本機的SQL Server上創建了數據庫bug_db。在該數據庫中，我創建了表Bug和BugType，並填充了數據。完整的SQL腳本可以從這里下載。

-- create tables CREATE TABLE dbo.Bug ( ID INT IDENTITY, BugTypeID TINYINT NOT NULL, CreatedTime DATETIME NOT NULL ) ON [Primary] GO CREATE TABLE dbo.BugType ( ID TINYINT, TypeName NVARCHAR(16) ) ON [Primary] GO INSERT INTO dbo.BugType (ID, TypeName) VALUES (1, 'code defect'), (2, 'design'), (3, 'performance'), (4, 'configuration'), (5, 'document') GO -- insert bug data INSERT INTO dbo.Bug (BugTypeID, CreatedTime) VALUES (2, '3/1/2010 12:00:00 AM'), (3, '3/1/2010 12:00:00 AM'), …

Bug表記錄了測試團隊發現的Bug信息，包含唯一的標識符（ID）、Bug的類型信息（BugTypeID）和發現時間（CreatedTime）。為了簡化演示，Bug表沒有包含本文不需要的信息（它們在真實數據庫中很重要），如標題（Title）、優先級（Priority）、嚴重性（Severity）等。此外，BugType表記錄了BugTypeID對應的Bug類型名。

2. 創建視圖以完成計算

假設我的任務是分析Bug類型的分布情況，那么我可以在數據庫中創建如下視圖。

CREATE SCHEMA [test] AUTHORIZATION [db_owner]
GO

CREATE VIEW test.Stat AS
WITH T AS 
(
    SELECT
        TypeName,
        COUNT(*) AS Cnt
    FROM dbo.Bug B
        INNER JOIN dbo.BugType T
        ON B.BugTypeID = T.ID
    GROUP BY T.TypeName
)
SELECT
    TypeName,
    Cnt,
    1.*Cnt/Total AS Rate
FROM T
    CROSS JOIN (SELECT COUNT(*) AS Total FROM dbo.Bug) B
GO

為了避免名字沖突，我首先創建了新的數據庫架構（schema）test。在test架構中，創建了視圖Stat。該視圖利用SQL 2005引入的公共表達式計算出每一種Bug的個數，隨后除以Bug總數以獲得Bug類型的分布。運行SELECT * FROM test.Stat，可獲得以下結果。

3. 連接視圖以展示數據

在Excel 2007中，點擊Data → From Other Sources → From SQL Server，打開數據連接向導。

在登錄對話框中，輸入待連接的數據庫。

然后，選擇數據庫bug_db中的Stat視圖。

然后，點擊Finish以完成向導。這時，Excel會詢問將導入的數據放置於何處。選擇一個合適的單元格之后，點擊OK。

這樣視圖Stat中的數據就呈現在Excel數據薄的表格中。

此時，Rate列的小數部分過長，顯得不那么美觀。可以右擊列Rate所在列（即C列），選擇Format Cell，在彈出的對話框中選擇Percentage，然后點擊OK。

這樣，Rate列的數據被格式化為百分數。

這時，可以將該表拷貝復制到Word或Outlook郵件中，作為分析報告的一部分。不過，一圖勝過千言萬語。不妨利用Excel的作圖功能，繪制出一幅反映數據分布的圖，以輔助說明數據表。Excel的作圖功能非常強大，在此不再贅述，只是展示一副基於該表的柱狀圖。從該圖可以看出，大部分Bug屬於code defect、design和performance。以此可以推測被測試程序有較多的性能問題。

4. 數據更新

如果表格和圖需要反復使用，可以將數據薄保存。下次打開該數據薄，Excel會給出安全警告：數據連接被中斷。這時，需要點擊Options，並允許數據訪問。之后，Excel會重新導入數據，並更新基於導入數據的圖。數據庫中的數據變化可以自動地在數據薄中得到體現，實在是非常方便。

此外，如果需要手動更新數據，可以利用Data下的Refresh All。

5. 小結

上述數據展示方法，是分層模型的一個實例。

1. SQL Server是數據層，存儲了待展示的數據。
2. Excel是展示層，存儲了數據格式化方法和圖表。
3. SQL Server的視圖充當了邏輯層，存儲了計算邏輯。實際上，Excel的數據連接支持SQL查詢，但是我傾向於將SQL查詢以視圖的形式置於數據庫之中。第一，在Excel中編寫查詢比較困難，在SQL Server Management Studio中編寫查詢非常便捷。第二，置於SQL Server的計算邏輯可以被多個Excel數據薄共享。

分層模型充分發揮了SQL Server在數據存儲和操縱上的強大功能，以及Excel在數據表現和圖表制作的靈活性。不使用傳統意義上的“編程語言”，便快速地實現了數據獲取與展示的自動化。

參考文獻

1. 韓小良，Excel+SQL Server數據庫管理技術詳解
2. John Walkenbach，Excel 2007寶典