用Org-mode实现GTD

有了Org-mode强大的任务管理功能，再配合其他一些Emacs插件，可以很容易实现个人时间管理（GTD）。如果不了解GTD，这里可以让你在两分钟之内对GTD有一个初步的认识。

1 如何进行GTD
2 用Org-mode实现GTD
3 使用场景
4 扩展
- 4.1 同步
- 4.2 导出可打印版本
5 参考资料

1 如何进行GTD

如GTD精要中所述，GTD包括收集、整理、组织、回顾、执行等环节。各个环节都需要工具的支持：

1.1 收集

任何需要关注的事件，如mail, 电话，IM，口头交流，网页，文档，想法等，都有可能产生新的任务。收集环节要把这些需要关注的事件都记录下来。

所以需要一个收集箱（Inbox)，能够随时快速启用，记录需要的信息 。

1.2 整理

在合适的时间梳理收件箱中的信息，抛弃掉没用的垃圾和暂时不用考虑的参考信息，剩下的就是需要关注的任务。整理阶段的三种处理方式是：

既不需要处理又无保留价值的信息，直接舍弃
不需要处理但有保留价值的信息，归档留存
比如，一篇有用的资料，以后可能会用到，需要归档已被查阅；一个很好的想法但由于时间、前提条件、考虑程度等因素不能马上投入行动，需要记录下来等等。
需要处理的信息，创建一个任务

根据以上三种情况，整理阶段需要实现 ：

删除无用的信息
将信息归档
创建任务

1.3 组织

创建任务时，要有一个快速的判断，包括what（做什么），who（谁来做），when（什么时候做），where（什么地点处理），why（为什么要做，可以用原始消息作为原因），how（如何做），how much（需要多长时间）。这个判断要非常迅速，并根据判断的结果对任务进行组织，以便后来的处理和查询，通常按照可以这样的步骤分析：

该任务是否属于一个项目？如果是，首先打上项目标记
该任务能否在2分钟完成？如果是，马上处理，然后将任务标记为“已完成”
根据重要性和紧迫性，为该任务划分优先级
该任务是否需要别人处理？如果是，通知对方，然后将任务标记为“等待中”
需要自己处理的任务，马上判断处理的地点/场合，并标记
对于能够确定时间的任务（日程安排），标记计划处理时间，如果有截止日期，也标记上

根据上述步骤，组织阶段需要的功能包括 ：

将任务归入不同的工作清单
为任务增加标记
定义任务的完成状态
为任务定义优先级
为任务设定时间点

1.4 回顾

在合适的时机检查所有的任务，根据实际情况进行处理。建议的做法包括：

每日回顾每天早上首先查看当日的日程表，然后检查待办任务清单，根据实际情况和当日的时间安排，以及当日的行程（地点），决定一天的工作计划。
周期性回顾可以是每周，每月或更长的时间周期。回顾一段时间内所完成的事情，做出总结；同时根据实际情况的变化，调整下一阶段的计划。
项目回顾项目是一系列任务的组合，并且任务之间存在依赖关系。根据项目的时间点，在适当的时机回顾整个项目的相关任务，进行总结或计划。
可以遵循”六个高度检视法“：
5万英尺+：人生目的和价值观（面临重大变化和转折时）
4万英尺：3~5年的展望（建议每年检视）
3万英尺：1~2年的目标（建议每季检视）
2万英尺：责任范围（建议每月检视）
1万英尺：当前的项目（建议每周检视）
跑道：下一步行动（建议每日检视）

前3个较低层次的内容大多是针对事物当前状态（行动、项目、职责），再向上的层次则主要涉及指导方向、目标取向等方面，需要在恰当的时机去关注需要关注的方面，长远规划，掌控愿景，保持全方位的平衡。

回顾阶段需要 ：

按时间段检索任务
按项目检索任务
处理任务间的依赖关系

1.5 执行

根据 情境是否合适 、 时间是否够用 、 精力是否充沛 、 任务是否重要 四个原则来决定要进行哪项任务。因为经过前面的步骤已经周密严谨系统地考量过各项任务，所以此时只需要用直觉判断即可。可以参考”四象限法则“：

给出任务的定性：重要/不重要，紧急/不紧急
按照”先轻重，再缓急“的原则，将任务按照”重要且紧急-重要不紧急-不重要但紧急-不重要不紧急“的顺序排序
对于划分到同一类型的任务，人为区分”高、中、低“的优先级
处理原则：
- 重要且紧急：尽早动手，缓解压力
- 重要不紧急：尽早计划，逐步完成
- 不重要但紧急：寻求帮助，设定截止时间
- 不重要不紧急: 冷却处理

每完成一项任务，就将该任务标记为“已完成”，并归档。

为了帮助判断，需要支持任务的筛选、搜索和排序 。

2 用Org-mode实现GTD

前面已经列出了GTD工具应该具备的功能，用Org-mode可以很好地实现这些功能，从而将Org-mode当做GTD工具。

2.1 文件的划分

Org-mode管理的基本单位是文件，尽管可以将所有的任务放到同一个文件中，但这样不利于管理，所以要首先规划文件的划分。

我根据自己的需要，设计了6个文件：

inbox 收件箱，用于收集未整理的信息
task 待办事项，记录所有未完成的事项。但不包括项目内容。
- Tasks 任务
  - 没有时间点的事项为“待办事项”
  - 有时间点的待办事项为“日程安排”
  - 有时间间隔的待办事项为“周期性任务”
- Ideas 想法
finished 完成的任务会迁移到这里
- Tasks 完成的任务
- Journal 日志，按照时间范围组织结构，可以将完成的任务转移到这里
note 笔记，临时存储一些以后可能会用到的资料。note会逐步转移到真正的笔记本中
trash, 回收站，取消的任务，不需要的信息和资料等迁移到这里，等待删除，按类型区分
- Tasks
- Ideas
- Notes
project，项目，专门收集非单独的，项目相关的事项。完成的项目实现不会迁移到finished中，项目日志和总结等都在这个文件中完成
- 每个项目一条，以项目名称/简称作为标签
- 统一的标签：Proj

2.2 任务状态


状态(快捷键)	完成状态	说明
		无状态标示尚未开始整理，一般位于Inbox
TODO(t)		最基本的任务状态，现在要做，但还没计划做的时间
NEXT(n)		下一步行动，还未开始计划
SOMEDAY(s)		想法，还没决定是否开始行动
Done(d)	是	已经完成，需要记录完成时间和备注说明，转移到finished.org
Abort(a)	是	取消的任务，需要说明取消原因，转移到trash.org的相应节点中
WAITTING(w)		等待其他人完成

任务状态在多个文件中都会使用，所以要在.emacs中定义（而不是单个.org文件中）

(setq org-todo-keywords
    '((sequence "TODO(t!)" "NEXT(n)" "WAITTING(w)" "SOMEDAY(s)" "|" "DONE(d@/!)" "ABORT(a@/!)")
     ))

2.3 标签设计

标签包括几组：

情境标签，表明该任务应该在何种环境下完成
- @Office 办公室
- @Home 在家
- @Computer 有计算机的时候
- @Call 打电话
- @Way 在路上或外出
- @Lunchtime 午休时间
分类标签
- 所有的项目具有标签”project“
- 其他的分类自行定义

2.4 TODO 属性设计

2.5 初始化文件

为了使上面的设计能够生效，对于有些文件需要进行初始化，增加配置信息。还可以包含一些例子。

task.org
finished.org
project.org

2.6 定义转接（Refiling）

使用文件管理GTD，一定会需要将标题从一个节点移动到另一个节点。

org-mode 提供的 C-c C-w 可以方便地在同一文件内移动节点。

对于不同文件之间的移动，也可以通过配置来实现快速移动，下面是一个例子：

   '(org-refile-targets (quote (("newgtd.org" :maxlevel . 1)                                                                                             
                               ("someday.org" :level . 2))))

通过这样的设定，可以表示出「someday.org」文件中第二阶层的标题和「newgtd.org」文件中第一阶层的标题。

TODO

3 使用场景

3.1 快速收集信息

GTD工具通常会定义一个Inbox，用于快速记录想法、任务。万能的Inbox工具是纸和笔，之前我也尝试过gmail、EverNote和doit.im, 但都感觉不够敏捷。而Emacs 下的org-mode + remember-mode 能够满足我的要求。

最新版的Org(>6.36)集成了remember.el，可以快速捕获信息，通过预定义的模板进行分类，并能够保存相关的附件。

尽量使用Emacs完成更多的功能有利于收集（如www，mail，im，read)

3.1.1 快速启动

在emacs中使用命令 M-x org-remember, 会打开一个新的buffer，输入一些内容之后输入命令C-c C-c，就会将内容保存到文件中（默认是~/.notes）。如果查看~/.notes文件，会看到类似下面的内容：

** Mon Apr 16 10:32:38 2012 (使用org-remember创建)

使用org-remember创建

/home/********/orgmode3_GTD.org

** Mon Apr 16 10:34:41 2012 (另一个测试)

另一个测试
/home/*******/tmp

org-remember会自动创建一些条目，包括时间，输入的注释内容以及当时Emacs打开的文件名。

尽管这样已经比手工打开一个文件并输入一些内容要迅速许多，但我们还可以做到更快：

可以定义org-remember命令的快捷键，比如C-c c(这个快捷键应该是org菜单中最快捷的)：
```
(define-key global-map "\C-cc" 'org-remember)
```
如果不习惯一直开着Emacs并且觉得Emacs打开太慢，还可以使用Emacs的Server/Client模式。 $ emacsclient -e "(remember-other-frame)"

3.1.2 模板定义

org-remember支持模板，可以通过快捷键选择事件的类型，生成特定格式的记录，并插入到指定容器的指定位置。其格式是：（名称，快捷键，内容模板，文件，父节点）

我的事件定义如下：


事件（快捷键）	容器	模板
New(n)	inbox.org	收件箱，收集未整理的信息
Task(t)	task.org	待办事项，所有未完成的事情
Calendar(c)	task.org	日程安排，具有明确时间的待办实现，可以是周期性任务
Idea(i)	task.org	想法，愿望
Note(r)	note.org	笔记，最终会被移到真正的笔记本
Project(p)	project.org	项目任务

对应的模板配置：

(org-remember-insinuate) (setq org-directory "~/Documents/Dropbox/0.GTD/") (setq org-remember-templates '(("New" ?n "* %? %t \n %i\n %a" "~/Documents/Dropbox/0.GTD/inbox.org" ) ("Task" ?t "** TODO %?\n %i\n %a" "~/Documents/Dropbox/0.GTD/task.org" "Tasks") ("Calendar" ?c "** TODO %?\n %i\n %a" "~/Documents/Dropbox/0.GTD/task.org" "Tasks") ("Idea" ?i "** %?\n %i\n %a" "~/Documents/Dropbox/0.GTD/task.org" "Ideas") ("Note" ?r "* %?\n %i\n %a" "~/Documents/Dropbox/0.GTD/note.org" ) ("Project" ?p "** %?\n %i\n %a" "~/Documents/Dropbox/0.GTD/project.org" %^g) )) (setq org-default-notes-file (concat org-directory "/inbox.org"))

使用模板参数能带来很多便捷。比如上面的Project模板，在收集的时候能够根据选择的项目名称，自动将任务插入到对应项目的条目下面。

常用的模板元素：


元素	说明
%?	输入文字
\n	插入换行符
%i	插入选择区域
%a	当前光标所在标题的链接
%t	插入日期
%T	插入日期和时间
%^g	从目标容器的标签中选择
%^G	从全局标签中选择
%^t	输入日期时间

模板的详细说明可以参考这里。

3.2 TODO 查看日程表

在 Emacs 配置文件 .emacs 定义日程表快捷键：

(define-key global-map "\C-ca" 'org-agenda)

C-c [ 将当前文件加入日程表，C-c a a 本周事件 t 显示所有事件 m 查询标签 L 当前缓冲区时间线 s 查询关键词 T 查询带 TODO 关键词的项 M 查询带 TODO 关键词的标签 q 退出日程表

可以将多个 org 文件从日程表加入、移除，或者将日程表锁定在当前 org 文件的某个分支： C-c [ 将当前文件加入日程表。如果已加入，移动到前面 C-c ] 将当前文件从日程表中移除 C-c C-x < 锁定到当前树(只显示当前树的事件) C-c C-x > 解除锁定

3.3 TODO 每日计划

State "TODO" from "" 2012-04-17 Tue 23:17

3.4 TODO 按状态查询

State "TODO" from "" 2012-04-17 Tue 23:17

3.5 TODO 按标签搜索

State "TODO" from "" 2012-04-17 Tue 23:17

3.6 TODO 工作记录

State "TODO" from "" 2012-04-17 Tue 23:17

3.7 TODO 阶段总结

State "TODO" from "" 2012-04-17 Tue 23:17

3.8 TODO 项目统计

State "TODO" from "" 2012-04-17 Tue 23:17 统计每类任务划分的时间
C-c C-x C-r (clocktable)

3.9 TODO 文档任务

State "TODO" from "" 2012-04-17 Tue 23:17

C-c [ 将当前文件加入日程表

3.10 TODO 导出和打印

State "TODO" from "" 2012-04-17 Tue 23:17

4 扩展

4.1 同步

由于前面已经将GTD文件目录设置在Dropbox目录下，所以可以自动实现同步，包括pc，mac，mobile。

iOS和Android上面都有MobileOrg，移动设备上的GTD也就解决了。

4.2 TODO 导出可打印版本

State "TODO" from "" 2012-04-17 Tue 23:18

5 参考资料

http://emacser.com/org-mode.htm

http://www.yifeiyang.net/emacs/use-emacs-org-mode.html

Emacs学习笔记(11):用Org-mode实现GTD